Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe, nazywane też pełnymi księgami, muszą być prowadzone przez spółki prawa handlowego oraz niektóre osoby fizyczne, spółki cywilne jawne i inne podmioty. Istnieje również możliwość dobrowolnego wyboru pełnej księgowości jako sposobu prowadzenia księgowości przez przedsiębiorców. Jakie są zatem najważniejsze zasady prowadzenie ksiąg rachunkowych i jakie akty prawne to regulują?

W jakim celu prowadzi się księgi rachunkowe?

Zanim szczegółowo omówimy jakimi cechami powinna się wyróżniać prawidłowo prowadzona pełna księgowość, warto przypomnieć sobie celowość jej prowadzenia. Księgi rachunkowe pozwalają na uzyskanie szczegółowego przekroju wiedzy o kondycji danej firmy. Ten system rejestracji pozwala na opisanie każdej złotówki, która przepłynęła przez firmę. W księgach znajdują się bowiem nie tylko dane dotyczące wydatków i przychodów wynikających z działalności, ale także zawierają koszty wynagrodzeń pracowników, czynsze za wynajmowane powierzchnie, zobowiązania kredytowe itp.. To w jaki sposób powinny być prowadzone księgi rachunkowe określa ustawa o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości 

Ustawa o rachunkowości to akt prawny, który szczegółowo określa jakie cechy powinna mieć prawidłowo prowadzona pełna księgowość. Opisuje zatem wymogi, jakie powinna ona spełniać. O księgach rachunkowych prowadzonych poprawnie można mówić wówczas, gdy są one rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone na bieżąco. Sprawdźmy zatem co to oznacza w praktyce.

Kiedy księgi rachunkowe są rzetelne?

O rzetelności ksiąg rachunkowych mówimy wtedy, kiedy odzwierciedlają one stan rzeczywisty, czyli zawarte w nich zapisy przedstawiają stan odpowiadający wymagania i zgodny z prawda. Za rzetelne księgi rachunkowe uznajemy te, które stanowią wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które faktycznie wystąpiły w danych okresie sprawozdawczym.

Kiedy księgi rachunkowe są bezbłędne?

Bezbłędność ksiąg rachunkowych istnieje wówczas, gdy księgi te zawierają kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. A zatem wszystkie powinny być dokonane w sposób niebudzący żadnych zastrzeżeń i zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce. Zapisy nie mogą zawierać żadnych niezgodności.

Kiedy księgi rachunkowe są sprawdzalne?

Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeśli pozwalają na stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. A zatem udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikacje dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy utworzone są w sposób chronologiczny i umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i rozliczeń finansowych. Aby księgi rachunkowe mogły być uznane za sprawdzalne musi być także zapewniony dostęp do zbirów danych, pozwalający na uzyskanie jasnych i zrozumiałych informacji o treści dokonanych zapisów.

Kiedy księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco?

Księgi rachunkowe prowadzone na bieżąco to takie, które zawierają informacje, umożliwiające sporządzenie w odpowiednim terminie sprawozdań finansowych, a w tym deklaracji podatkowych oraz rozliczeń finansowych. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej muszą być sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, ale nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy nie później niż do 85 dni po dniu bilansowym. Dodatkowo wszelkie ujęcia wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi i obrotu detalicznego i gastronomii powinno następować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Prowadzenie pełnej księgowości to zadanie wymagające, dlatego warto powierzyć je w ręce specjalistów. Jeśli szukasz biura rachunkowego w Sosnowcu, które poprowadzi księgi rachunkowe w Twojej firmie sprawdź ofertę biura rachunkowego Casus.

Są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych